「実験ページ」と称して掲載(2001/09/23〜2002/05/12)したことの纏め

2001/09/23「はじめに」
2001年同窓会理事会及び総会が9月22日に旭川で開催されました。
経費節減の具体策としてHPを利用した会報、名簿発行に関することも議論されました。
このためにHP、電子メール等に関し、姿を見定めておく必要があると考えこの「実験フォーラム」を新設しました。
パスワードによる会員のみがアクセスできる機能を含め、この場で試行していきたいと思っています。

「セキュリティ」2002/01/26
  1. 同窓会名簿の電子データ部外流出
    紙面と電子データとの相違は
    ・紙データは転記が必要だが、電子データは住所等を簡単にそのまま使用できる。
    ・電子データでも、PDF形式等で紙面と同等のレベルにすることもできる。
    ・電子データは即時に、容易に、確実に且つ広範囲に流通させることが出来る。
    三番目の特徴が考慮すべき最大ポイント。
    悲観的に考えるなら名簿は当面電子化しない選択肢を採らざるを得ない。
    もし、電子配布を実現するとした場合の対策
    ・データはPDF形式等の改竄できない形式とする。
    ・流出元が特定できるように、会員の名前、ID等をデータに埋め込む。
  2. メールアドレスの部外流出(名簿への掲載)
    メールアドレスが単独で知れ渡っても然程の心配はないように思われますが、名簿等に氏名、住所、メールアドレス等が一式揃うと、どのように悪用されるか知れないと言う不安は残る。
    メールアドレスは従来名簿と別管理する。
2003/06/08 同窓会誌に書いたことの記録。 HPの名簿が紙面の名簿よりも優れている点
・同窓会会員の専用ページを設ける。当然ID,PWのガード付き。
・データは項目(住所・TEL・メールアドレス等)毎でのみ参照可能とする。
参照・検索には多少不便があるが、紙面の名簿が流出するほど楽に流用はできないであろう。
確実に検索でき得るが、流用=流出は困難であろう。何故なら検索結果を逐一記録しなければならいから!
2001/10/09 「会報掲載の形式例」
会報をインターネットで配布する方法
  1. ホームページ(HP)に直接掲載し閲覧する
  2. ドキュメントファイルにしてホームページからダウンロードする
  3. ドキュメントファイルを電子メールで発送する
2001/12/31 「配布リスト」
会報,会員名簿を配布するには,会報発行或いは名簿改定を通知することが必要。
  1. 電子メールで通知する
  2. 葉書で通知する
会報発行、会員間の連絡等のためにメーリングリストを運用することが必要。
メールとはがきを併用する事も現実解の一つ。
先ず,メーリングリストで発行案内を通知し,一定期間内に受信報告がなかった,或いはホームページの閲覧がなされていない会員へ葉書で別途追加通知する等。
メールアドレス管理に関するメモ
・会員のアドレスをどのように収集するか,
・アドレス変更をどのように管理するか,
・アドレス公開をしたくない会員に対しセキュリティーの保証をどうするか.
会員のアドレス収集はある程度の割り切りで済まされると思います.
アドレスの変更管理はその頻度・ボリュームを推定すると,仕掛けを考えるか又は有償委託の検討も必要なように思われます.
アドレス変更管理の仕掛けは,可能ならこのフォーラムで実験してみたいと思います.
セキュリティーの保証については仕掛けを会員に明らかにして,その仕掛けの範囲で参加・不参加を決めて頂くことになるでしょう.
「メーリングリスト」に関するメモ
メーリングリストは、参加メンバーのメールアドレスに対しグループアドレスを設けたようなもの。
誰が参加しているかとか、参加者の個別メールアドレスは管理者がいて管理されます。
個々のメールアドレスが参加者に直接知れることはありません。

2002/01/19「互換性」環境設定と操作・動作に関すること
データ等の互換性以外に環境の互換性も考える必要がある.
各人の環境設定が異なる事を念頭に置かないと,操作説明の内容がチグハグになり混乱を招く可能性がある。
説明をする側も,説明を受ける側もこの点を留意しておかないとクレームが生じる.
・操作説明書を作成するにあたっては,専門家若しくは経験者の知恵を借りる必要がある
・問い合わせ窓口を設けての対応と,同時に経験者等の協力を得る必要がある 最後に整理しようとしたこと(未完)
  1. 電子会報の発行準備に関すること
    ・主旨説明
    ・いつから開始するか等
    ・発行書式(フォーマットサンプル)等
    ・発行案内通知方法等
    ・その他会則に関わること等
  2. 電子会報の希望者募集に関すること
    ・本人への連絡方法希望(メールアドレス,書面通知)等
    ・電子会報のみ,従来紙面のみ,両方希望等
    ・電子メール配布,ホームページ閲覧希望等
    ・本人のPC環境等
  3. 運用上の留意事項に関すること ・会報発行者側の約束事項(セキュリティ他)
    ・会員側の義務事項等
    ・その他運用上のルール等
  4. 名簿・会則の扱いに関すること ・会報との相違と考慮事項